金蝶KIS專業版,成就利華化工墨攻之路
                                    發布時間: 2007-7-2 12:11:14 被閱覽數: 3577 次
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                                    近期熱播的影片莫過于劉德華主演的大片《墨攻》,影片講述的是公元前370年春秋戰國硝煙四起的歷史中一個莽鞋布衣,其貌不揚的墨者帶領四千老弱婦孺的百姓,抵御十萬驍勇善戰的趙軍的故事。其情形與目前小型企業面對變化迅速、競爭激烈的市場環境,有過之而無不及,小企業如不能在競爭中鞏固自己,稍有疏忽便會被市場的洪流淹沒。

                                     

                                    化工行業是任何一個國家國民經濟的基礎之一,全球廣大民眾的衣食住行和各行業的進步發展都離不開化工產品,其廣泛的需求促進了國內外眾多化工原料貿易商產生,并廣泛地分布與世界各地,競爭激烈不言而喻。

                                     

                                    深圳利華化工是美籍華人張先生2000年投資的一家從事進口化工原料貿易的外商獨資企業,客戶主要是國內化工企業,與眾多的化工原料貿易商在市場中群雄逐鹿。

                                      深圳利華的管理困境

                                    張總又發火了:“佛山**化工廠的貨怎么還沒送過去?庫存沒有了為什么不采購?這是我們的老客戶了,這樣搞客戶怎么能對我們滿意?”。

                                     

                                    在企業日益發展過程中,由于各業務部門間產生信息孤島,不能實現數據共享,使得決策信息獲取不及時、不準確性,導致物流運作不合拍的現象廣泛存在于企業中;ば袠I也不例外,在實際管理中,賬上顯示還有剩余,實際庫存卻沒有了;計量的不準確造成庫存及利潤存在偏差;從計劃到訂單、出入庫、結算管理等混亂度較高。以上種種造成客戶投訴或商品過期的情形很常見。企業管理的提升面臨著困擾管理的五個難點:

                                     

                                    一、存貨計量困難

                                     

                                    存貨的數量精確是正確核算成本利潤的前提,化工行業計量一般不夠準確,如:大宗原料的計量基本是以過磅數減去車輛自重為貨物的重量;液體或氣體是以管道計量為主,沒法考慮粘稠度;實物多為露天存放,實物盤點只能按照體積大致估算。因此如何解決存貨的精確計量問題是化工企業管理面臨的一個難點。

                                     

                                    二、庫存掌握困難

                                     

                                    化工企業的存貨一般具有毒性和危險性,需要管理嚴謹,賬面與實物必需相符,不能出現賬面與實物賬不一致的情況。另外還需要控制最高庫存,最低庫存,安全庫存量。

                                     

                                    :回款風險高

                                     

                                    化工貿易的其它特點是單筆訂單數量和金額大,有較大的回款風險。

                                     

                                    四:信息統計困難

                                     

                                    化工原料由于其危險性和毒性等特點,運輸管理要更加規范和嚴謹,一般采用嚴格的送貨管理,需要對送貨詳細信息進行統計和跟蹤。

                                     

                                    五:外幣管理困難

                                     

                                    利華化工的大部分供應商在國外,需要進行外幣管理,采購業務,應付款,付款等均需進行外幣管理,月末要進行匯率調整。進出口海關檢查要求嚴格,需要對材料核算做到清晰記錄。

                                     

                                    以上五個管理癥結就像五座大山一樣壓得利華化工喘不過氣來。

                                      古有愚公移山,長年累月;今有金蝶KIS,立竿見影

                                    深圳利華化工管理提升迫在眉睫,20068月,對中小企業管理軟件進行了考察,并進行了詳細對比分析,了解到金蝶KIS專業版對他們所關心的同一商品多種計量方式管理、外幣結算、個性化的統計報表等功能更適合本企業應用,被金蝶簡練清晰的設計流程和強大擴展功能深深的吸引。

                                     

                                    9月,利華化工正式簽約金蝶KIS專業版。

                                     

                                    交付過程中,金蝶秉承“幫助顧客成功”的商業哲學,鎖定客戶關鍵需求,重點在流程的最優化和可操作性方面給企業以指引;實現階段,重點是授之以漁,讓使用者真正成為軟件的主人;驗收交付階段,強調的是日常注意事項和系統維護常識。

                                     

                                    經過10人天的攻堅過程,利華化工成功上線交付。順利解決了五大難題:

                                     

                                    通過多計量單位管理, 在采購、銷售、倉庫使用三種不同的計量單位計量,解決了存貨計量問題;

                                     

                                    通過最高存量、最低存量和安全庫存預警管理結合即時的盤點,在很大程度上杜絕了庫存不準的情況;

                                     

                                    通過應收應付核銷管理,收付款到期預警,賬齡分析等功能加強應收款的管理,降低了回款風險;

                                     

                                    通過強大的單據自定義功能,在出庫單上增加送貨信息,兼做送貨單,一單兩用,省事便捷;

                                     

                                    通過財務業務全外幣支持,解決企業外幣業務處理。

                                      通向高效管理的快速路!

                                    利華化工不但通過金蝶KIS產品跨越了管理面臨的五座大山,解決了最關注的關鍵問題,同時利用金蝶KIS專業版提供的整體管理解決方案實現了全面的管理信息化,業務使用流程如下:

                                     

                                     

                                    整體上線后,所有數據只需錄入一次就可完全共享,業務數據也可及時生成憑證到賬務系統;財務可以實時監控采購銷售庫存情況;老板隨時可查詢資金、往來、銷售和庫存等情況,及時做出決策;對企業流程進行了優化,規范了采購、銷售和倉庫流程,財務業務實現了真正的一體化管理。

                                     

                                    供應:化工企業采購訂單比較復雜,需要記載更多的信息,靈活運用金蝶KIS專業版對訂單合同按需定制,滿足企業個性化的管理需要。在采購過程中,根據實際的供應商要求,訂單可能是美元,業務處理時直接選擇相應幣別,查詢和使用采購價格資料及歷史采購價格,即時輔助制定采購訂單,為企業節約資金,對采購儲備做全面分析,從源頭上控制了風險,穩定了供應鏈關系,降低了成本與風險。貨到后,倉庫采購售的有效控制通過磅數減皮重計量辦理入庫,采購發票使用原始貨幣(如美元)登記并生成記賬憑證到賬務系統,及時反應債務情況。

                                     

                                    倉庫:倉庫管理過程中,使用最高庫存、最低庫存和安全庫存對庫存存量進行控制,在設置安全庫時考慮商品到揮發性,計量誤差的問題,安全庫存設置稍高,遇到安全庫存預警時,使用即時盤點對庫存進行核對,確保庫存的真實性,對物資出入實現了動態管理, 同時對商品使用統一的計價方法,既方便了物資快速記錄和流轉,又保證了成本核算的統一,排除了管理的漏洞,庫存管理取得明顯效果。

                                     

                                    銷售:由于進口的化工原料比較昂貴,資金占用十分巨大,對于資金良性流轉始終是一個沉重的威脅,對銷售和應收款管理嚴格。使用金蝶KIS專業版,從銷售訂單開始記錄客戶的聯系人、交貨地點、送貨方式、報關型號、供應商批號等,在訂單?D?D出入庫單?D?D發票中,實現單據自定義項的先后關聯,使信息鏈完整流暢,實現個性化的管理,利用往來核銷功能,實現按業務號結算,快速的出示往來對賬單,以便及時跟蹤債權債務的明細和余額。利用套打功能,將業務明細按客戶的需要打印給客戶,解決催收應收賬款需要反映業務細節的難題,方面了彼此之間的清晰核對,即時為催收貨款掃清溝通障礙,促進資金良好流動。資金占用更合理,應收賬款及壞賬得到了有效控制。

                                     

                                    訂單、收貨、報價、發貨、發票、對賬等全部由系統打印,打印規格統一、格式規范,體現出管理信息化之后,專業的公司形象和服務水準。

                                     

                                    賬務:在賬務處理時,作為外貿進出口企業,數量金額賬的要求是比較嚴格的,因為要適應海關檢查的要求。通過成本計算,精確存貨成本,直觀的反映出物料收發明細賬。

                                     

                                    利華通過金蝶KIS專業版大幅提升了內部管理。近日筆者采訪張總時,張總說:“剛看了劉德華主演的《墨攻》感覺不錯,金蝶KIS專業版就像我們企業管理的革離,構筑了我們企業管理的甕城!

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